Política de privacidad

Manolibre es una aplicación para autónomos y pequeños negocios. Sirve para gestionar clientes, citas, presupuestos, contratos, facturas, gastos y conversaciones de WhatsApp. Aquí explicamos qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes borrarlos.

Este texto está escrito con frases simples. Si algo no se entiende, escríbenos a contacto@manolibre.app y te lo explicamos.

1. Quién trata tus datos

El responsable es 1001511837 Ontario Inc., sociedad constituida en Ontario (Canadá) con Ontario Corporation Number 1001511837 y domicilio en 1025 King Street Est, Unit 107, Cambridge, Ontario, N3H 3P5, Canadá (en adelante, «Manolibre»). Dirección de contacto para privacidad: contacto@manolibre.app.

2. Hay dos tipos de datos y dos papeles distintos

Esta es la parte más importante de esta política.

• Tus datos de cuenta (tu email, tu negocio, tu configuración, tu plan). Aquí Manolibre es responsable del tratamiento. Decidimos nosotros para qué se usan, y lo explicamos en esta política.
• Los datos de tus clientes (sus nombres, teléfonos, conversaciones, citas, presupuestos y facturas). Aquí el responsable eres tú. Tú decides qué guardas y para qué. Manolibre es encargado del tratamiento: tratamos esos datos solo para darte el servicio y siguiendo tus instrucciones.

Sobre los datos de tus clientes: no los usamos para fines propios, no los vendemos, no los cedemos a nadie y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial. Las condiciones de ese encargo están en el Anexo I de las Condiciones de uso.

3. Qué datos tratamos

De ti, como titular de la cuenta

• Acceso: tu correo electrónico. Entras con un código de un solo uso que te enviamos por email. No usamos contraseñas.
• Tu negocio: nombre comercial, sector, teléfono, email, logotipo, horario, zona horaria e idiomas.
• Datos fiscales: razón social, NIF, dirección e IBAN. Los usamos para poner tus datos en los documentos que emites.
• Tu equipo: si invitas a empleados, tratamos su email y sus permisos.
• Tu plan: estado de acceso y fechas.
• Tu conversación con el asistente: lo que le escribes o le dictas, y las notas de voz y fotos que le envías.

De tus clientes, por cuenta tuya

• Ficha de contacto: nombre, teléfono, etiquetas, idioma preferido, tus notas y una nota para el asistente, si la escribes.
• Mensajes de WhatsApp: el texto de los mensajes que entran y salen de tu número de negocio, la hora y el identificador del mensaje. No descargamos las fotos ni los audios que te envían tus clientes por WhatsApp.
• Citas y recordatorios: fecha, hora, servicio y notas.
• Documentos: presupuestos, contratos y facturas, con sus importes y su PDF. Si el cliente firma o acepta desde el enlace que le mandas, guardamos su nombre, la firma, la fecha, su dirección IP y el navegador. Eso es la prueba de que aceptó.
• Gastos: la foto del ticket o de la factura que subes, y los datos que se leen de ella (proveedor, NIF e importes).
• Reservas desde tu página web, si la activas: los datos que rellena el cliente y una huella técnica de su IP. La IP nunca se guarda tal cual: se guarda como huella irreversible (hash con sal), para frenar abusos.
• Consentimientos: guardamos un registro de cuándo y cómo cada cliente aceptó o rechazó recibir mensajes comerciales.

De tu dispositivo

• Identificador para notificaciones (token): sirve para avisarte, por ejemplo, cuando un cliente pide cita. Se desactiva al cerrar sesión y se elimina al borrar la cuenta.
• Datos técnicos de funcionamiento: registros de errores y de uso del asistente (número de peticiones, modelo utilizado). Sirven para que el servicio funcione y no se abuse de él.

Lo que no hacemos: no usamos publicidad, no hacemos seguimiento entre aplicaciones, no vendemos datos y no tenemos ninguna herramienta de analítica de terceros dentro de la app. Tampoco tratamos datos de tarjetas de pago.

4. Permisos que pide la app en tu móvil

Todos son opcionales y se piden en el momento en que los necesitas. Puedes denegarlos y seguir usando la app; solo dejará de funcionar la parte concreta.

• Micrófono: para dictar notas y mensajes. El audio se graba solo mientras mantienes pulsado el botón.
• Cámara y fotos: para fotografiar tickets de gasto, adjuntar imágenes al asistente, enviar una foto a un cliente y poner el logotipo de tu negocio.
• Contactos: solo cuando pulsas «elegir de la agenda» al crear un cliente. Se abre el selector del sistema y únicamente recibimos el nombre y el teléfono que tú eliges. No leemos tu agenda completa.
• Notificaciones: para los avisos de citas y recordatorios. Estos avisos pueden mostrar el nombre de tu cliente en la pantalla de bloqueo.

5. Para qué usamos los datos y con qué base legal

• Darte el servicio (cuenta, agenda, documentos, mensajes, asistente): ejecución del contrato que tienes con nosotros.
• Cobrarte el plan y llevar nuestra contabilidad: ejecución del contrato y cumplimiento de obligaciones legales.
• Mantener el servicio seguro (límites de uso, control de abusos, registros técnicos): interés legítimo en que el servicio funcione y no se use de forma fraudulenta.
• Avisarte de cosas operativas (una cita nueva, un recordatorio): interés legítimo. Puedes desactivar las notificaciones en tu móvil cuando quieras.
• Enviar mensajes comerciales a tus clientes: solo con el consentimiento de cada cliente, del que la app guarda registro. Cada envío incluye la forma de darse de baja.
• Atender tus consultas de soporte: ejecución del contrato.

6. Inteligencia artificial: qué se envía y a quién

Algunas funciones usan modelos de inteligencia artificial de terceros. Es importante que sepas exactamente qué sale de nuestros servidores:

• Notas de voz que dictas: el audio se envía a Google (Gemini) para convertirlo en texto.
• Fotos de tickets y facturas de gasto: la imagen se envía a Google (Gemini) para leer el proveedor y los importes.
• Traducción de un mensaje al idioma de tu cliente: el texto se envía a Google (Gemini).
• Respuestas automáticas a tus clientes, si las activas: se envía el mensaje del cliente, los últimos mensajes de esa conversación y, si los tiene, los datos de sus citas y documentos pendientes (fechas e importes) al modelo (Google o Anthropic, según la configuración). El resto de la ficha del cliente no se envía. Sí se envía la «nota para el asistente» si tú la has escrito.
• Asistente del dueño: se envía lo que le escribes, le dictas o le fotografías.

Estos proveedores tratan los datos para devolvernos el resultado. No autorizamos que los usen para entrenar sus modelos. La respuesta del asistente no toma decisiones con efectos jurídicos sobre nadie: propone, y tú decides. El asistente se presenta a tus clientes como asistente virtual del negocio.

7. Con quién compartimos los datos

Trabajamos con proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, con contrato de encargo firmado. Cada uno hace una cosa concreta:

• Supabase — base de datos, autenticación, archivos y servidores donde vive la aplicación.
• Meta (WhatsApp Business Cloud API) — entrega de los mensajes de WhatsApp y aprobación de plantillas.
• Kapso — conexión de tu número de WhatsApp cuando lo conservas en tu móvil (modo coexistencia). En ese caso, los mensajes que entran y salen pasan por Kapso.
• Google — modelos de inteligencia artificial (Gemini) y envío de notificaciones al móvil (Firebase Cloud Messaging).
• Anthropic — modelo de inteligencia artificial que interpreta las peticiones, según la configuración.
• Stripe — cobros a tus clientes. Se hace con tu propia cuenta de Stripe: el dinero va directo a ti y esos datos los trata Stripe como responsable.
• Cloudflare — dominio, correo y entrega de los enlaces públicos de documento.

También podemos comunicar datos a las Administraciones públicas, jueces y tribunales cuando la ley nos obligue.

La lista actualizada de proveedores está en el Anexo I de las Condiciones de uso. Si cambiamos alguno, te avisamos con antelación y puedes oponerte.

8. Dónde se guardan los datos

La base de datos y los archivos están alojados en Supabase, en la región de Irlanda (UE). Algunos de los proveedores anteriores están fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando eso ocurre, la transferencia se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea o en una decisión de adecuación, junto con medidas técnicas adicionales.

9. Cuánto tiempo guardamos cada cosa

• Tu cuenta y los datos de tu negocio: mientras la cuenta esté activa.
• Contactos, citas, mensajes y documentos: mientras la cuenta esté activa o hasta que tú los borres.
• Registros técnicos del asistente: 90 días.
• Conversaciones pendientes del asistente con un cliente: 30 días.
• Enlaces públicos de documento y su PDF: caducan a los 30 días por defecto, y el archivo se borra 7 días después. Se conserva la prueba de la firma (nombre, fecha y huella del documento), porque es la evidencia de que se aceptó.
• Facturas que nosotros te emitimos a ti: los años que exige la normativa fiscal y mercantil.

Cuando llegue el sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria, los registros de facturación serán inalterables y se conservarán durante el plazo legal, aunque borres la cuenta. Te lo indicaremos aquí cuando esa función esté activa.

10. Tus derechos

Tienes derecho de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, y a retirar tu consentimiento cuando lo hayas dado. Dos de ellos los ejerces solo, dentro de la app, sin pedirnos permiso:

• Exportar tus datos: Ajustes → Privacidad y permisos → Exportar mis datos. Descarga un archivo con los datos de tu negocio.
• Borrar tu cuenta: ver el apartado siguiente.

Para lo demás, escríbenos a contacto@manolibre.app. Respondemos en el plazo máximo de un mes. Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, aepd.es.

11. Cómo borrar tu cuenta y tus datos

Puedes borrar tu cuenta de dos formas:

• Desde la app: Ajustes → Privacidad y permisos → Eliminar mi cuenta. Te pedimos dos confirmaciones antes de hacerlo.
• Escribiéndonos: manda un correo a contacto@manolibre.app desde la dirección con la que te registraste, pidiendo el borrado. Lo hacemos en un máximo de 30 días y te confirmamos por escrito.

Qué se borra: tu usuario, tu espacio de trabajo y todo su contenido. Esto incluye contactos, mensajes, citas, presupuestos, contratos, facturas, gastos, notas de voz, fotos y documentos almacenados.

El borrado es inmediato y no se puede deshacer. Antes de borrar, exporta tus datos: tú eres responsable de conservar tus facturas durante los años que exige la ley fiscal.

Dos avisos: si eres empleado invitado en el espacio de trabajo de otro negocio, primero tendrás que salir de ese equipo o pedirnos ayuda, porque tu borrado no puede llevarse por delante el historial de otra empresa. Y los mensajes que ya se entregaron por WhatsApp siguen en el teléfono de tu cliente y en los sistemas de Meta: eso no lo controlamos nosotros.

Si quieres borrar solo un cliente y no toda la cuenta, puedes hacerlo desde su ficha en la app.

12. Si eres cliente de un negocio que usa Manolibre

Si has recibido un mensaje, una cita o una factura de un negocio que usa Manolibre, el responsable de tus datos es ese negocio, no nosotros. Nosotros solo somos el proveedor técnico.

• Para acceder a tus datos, corregirlos o borrarlos, dirígete a ese negocio. Nosotros le damos el apoyo técnico que necesite para atenderte.
• Para dejar de recibir mensajes comerciales, responde BAJA por WhatsApp. Se aplica de inmediato y sin que nadie lo revise a mano.
• Si no consigues contactar con el negocio, escríbenos a contacto@manolibre.app y te ayudamos a localizarlo.

13. Menores de edad

Manolibre es una herramienta de trabajo. No está dirigida a menores de 18 años y no la pueden usar. No recogemos datos de menores a sabiendas. Si detectamos una cuenta de un menor, la eliminamos.

14. Cookies

Esta web no usa cookies de análisis ni de publicidad, y no instala ninguna herramienta de seguimiento. La aplicación móvil guarda tu sesión en tu propio dispositivo para que no tengas que entrar cada vez.

15. Seguridad

Ciframos las comunicaciones. Cada espacio de trabajo está aislado por reglas de acceso aplicadas en la propia base de datos, de forma que un negocio no puede ver los datos de otro. Los accesos de nuestro personal están limitados a lo imprescindible. Ningún sistema es infalible: si ocurre una brecha de seguridad que te afecte, te lo notificaremos conforme al artículo 34 del RGPD.

16. Cambios en esta política

Si cambiamos algo relevante, te avisaremos en la app o por correo con antelación razonable. La fecha del principio indica siempre la versión vigente.

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